Buchhaltungssoftware
Die beste Software für Ihre digitale Buchführung - Vergleich, Test & Kaufratgeber
Von kostenlosen Cloud-Lösungen bis zu professionellen Komplettsystemen – wir zeigen Ihnen, welche Buchhaltungssoftware am besten zu Ihrem Unternehmen passt und wie Sie mit der richtigen Wahl Zeit, Geld und Nerven sparen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Massive Zeitersparnis
Digitale Buchhaltung spart 15-20 Stunden/Monat gegenüber manueller Buchhaltung. Das sind 240h/Jahr!
Kosten: 5-50€/Monat
Einstiegslösungen ab 5€/Monat, professionelle Software 15-30€/Monat. ROI bereits nach 1-2 Monaten.
Cloud vs. Desktop
95% setzen auf Cloud-Lösungen: Arbeiten von überall, automatische Updates, sichere Backups.
DATEV-Schnittstelle
Wichtig für Zusammenarbeit mit Steuerberater. Export per Klick – keine manuelle Übertragung mehr!
Inhaltsverzeichnis
Was ist Buchhaltungssoftware?
Buchhaltungssoftware ist eine digitale Lösung zur automatisierten Erfassung, Verwaltung und Auswertung aller Geschäftsvorfälle. Sie ersetzt die manuelle Buchführung mit Excel oder Papier und bietet Funktionen wie Rechnungserstellung, Belegverwaltung, Banking-Integration, Umsatzsteuer-Voranmeldung und DATEV-Export.
Automatisierung
Belegerkennung via OCR, automatische Kontierung, Banking-Sync
GoBD-konform
Gesetzeskonforme Archivierung, Revisionssicherheit, Prüfprotokoll
Echtzeit-Daten
Live-Dashboard, aktuelle Zahlen, direkte Zusammenarbeit mit Steuerberater
💡 Gut zu wissen:
Buchhaltungssoftware ist nicht nur für große Unternehmen! Auch Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine GmbHs profitieren enorm. Viele Anbieter haben spezielle Einstiegsmodelle ab 5€/Monat. Die Zeitersparnis macht sich bereits im ersten Monat bezahlt.
Die beste Buchhaltungssoftware im Vergleich
Top-Anbieter 2026: Funktionen, Preise & für wen geeignet
Top 6 Buchhaltungssoftware-Anbieter im Detail
Wir haben die beliebtesten Buchhaltungslösungen getestet und verglichen. Hier finden Sie die Stärken, Schwächen und idealen Einsatzbereiche jeder Software.
Lexware Office
von Lexware – Marktführer in Deutschland
✅ Stärken:
- • Sehr benutzerfreundlich & intuitiv
- • Perfekt für Einsteiger geeignet
- • Banking-Integration mit HBCI
- • Automatische Belegerkennung (OCR)
- • Mobile App (iOS & Android)
- • DATEV-Schnittstelle inklusive
❌ Schwächen:
- • Keine erweiterte Warenwirtschaft
- • Begrenzte Individualisierung
- • Nicht für Bilanzierer optimal
👥 Ideal für:
Einzelunternehmer, Freiberufler, kleine GmbHs bis 10 Mitarbeiter, EÜR-Rechner
sevDesk
Moderne All-in-One-Lösung
✅ Stärken:
- • Umfangreichste Funktionen
- • Integrierte Zeiterfassung
- • Projektmanagement-Tools
- • CRM-Funktionen inklusive
- • Hervorragende API-Schnittstellen
- • Banking & DATEV inklusive
❌ Schwächen:
- • Höhere Kosten als Alternativen
- • Komplexer für Einsteiger
- • Viele Features = Einarbeitungszeit
👥 Ideal für:
Wachsende Unternehmen, Agenturen, Dienstleister mit Projektgeschäft, 5-50 Mitarbeiter
DATEV Unternehmen online
Direkt vom Marktführer für Steuerberater
✅ Stärken:
- • Perfekte Steuerberater-Integration
- • Höchste Sicherheitsstandards
- • Für Bilanzierer geeignet
- • Direkter Zugriff für StB
- • Rechtssicher & GoBD-zertifiziert
❌ Schwächen:
- • Teurer als Alternativen
- • Komplexe Benutzeroberfläche
- • Oft nur über Steuerberater buchbar
- • Nicht für Laien geeignet
👥 Ideal für:
Mittelständische Unternehmen, Bilanzierer, enge Steuerberater-Zusammenarbeit, 10+ Mitarbeiter
BuchhaltungsButler
KI-gestützte Automatisierung
✅ Stärken:
- • Beste Automatisierung (KI)
- • Lernt aus Ihren Buchungen
- • Sehr hohe Belegerkennungsrate
- • E-Commerce-Integration (Shopify etc.)
- • Hervorragender Support
❌ Schwächen:
- • Keine Rechnungserstellung
- • Reine Buchhaltungssoftware
- • Weniger bekannt als Lexware Office
👥 Ideal für:
E-Commerce, Online-Shops, Unternehmen mit vielen Belegen, Tech-affine Nutzer
FastBill
Spezialist für Abonnements & Recurring Billing
✅ Stärken:
- • Perfekt für Abo-Modelle (SaaS)
- • Automatische Rechnungsstellung
- • Zahlungserinnerungen
- • Mahnwesen integriert
- • Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
❌ Schwächen:
- • Weniger umfangreich als sevDesk
- • Banking-Anbindung eingeschränkt
- • Fokus auf Rechnungen, nicht Fibu
👥 Ideal für:
SaaS-Unternehmen, Abo-Geschäftsmodelle, Agenturen mit wiederkehrenden Rechnungen
Papierkram
Günstig & trotzdem leistungsstark
✅ Stärken:
- • Sehr günstiger Preis
- • Einfache Bedienung
- • Solide Grundfunktionen
- • Banking-Integration
- • Deutsches Hosting (DSGVO)
❌ Schwächen:
- • Weniger Features als Lexware Office
- • Keine Mobile App
- • Begrenzte Automatisierung
👥 Ideal für:
Preisbewusste Einzelunternehmer, Solo-Selbstständige, Gründer mit kleinem Budget
Schnellvergleich: Die wichtigsten Kriterien
| Anbieter | Preis/Monat | Benutzerfreundlichkeit | Funktionsumfang | DATEV-Export | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|---|
| Lexware Office | ab 8,90€ |
|
|
✅ Inklusive | Marktführer, beste UX |
| sevDesk | ab 14,90€ |
|
|
✅ Inklusive | Meiste Features, API |
| DATEV | ab 24,95€ |
|
|
✅ Direkt | StB-Integration perfekt |
| BuchhaltungsButler | ab 19,00€ |
|
|
✅ Inklusive | Beste KI-Automatisierung |
| FastBill | ab 9,99€ |
|
|
✅ Inklusive | Abo-Management |
| Papierkram | ab 8,00€ |
|
|
✅ Inklusive | Günstigster Preis |
🏆 Unsere Empfehlungen nach Nutzertyp:
- Einsteiger & Einzelunternehmer und etablierte Firmen: → Lexware Office (beste Oberfläche, meiste Features) oder Papierkram (günstigster Preis)
- Wachsende Unternehmen & Teams: → sevDesk (viele Features)
- E-Commerce & viele Belege: → BuchhaltungsButler (beste KI-Automatisierung)
- Abo-Geschäftsmodelle: → FastBill (Recurring Billing Spezialist)
- Mittelstand & enge StB-Zusammenarbeit: → DATEV Unternehmen online
Auswahlkriterien: So finden Sie die richtige Software
10 entscheidende Faktoren bei der Wahl Ihrer Buchhaltungslösung
Die 10 wichtigsten Auswahlkriterien
Nicht jede Software passt zu jedem Unternehmen. Diese 10 Kriterien helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen:
Unternehmensform & Größe
Einzelunternehmer/Freiberufler
- • EÜR ausreichend
- • Basis-Funktionen
- • → Lexware Office, Papierkram
Kleine GmbH (1-10 MA)
- • Bilanzierung oft nötig
- • Team-Features wichtig
- • → sevDesk, Lexware Office
Mittelstand (10+ MA)
- • Bilanz-Pflicht
- • Komplexe Prozesse
- • → DATEV, sevDesk
DATEV-Schnittstelle (für Steuerberater)
Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, ist eine DATEV-Schnittstelle unverzichtbar. Sie ermöglicht den direkten Export aller Buchungen.
✅ Mit DATEV-Export:
- • Daten per Klick an StB senden
- • Keine manuelle Übertragung
- • Zeitersparnis: 3-5h/Monat
- • Weniger Fehler
❌ Ohne DATEV-Export:
- • Belege manuell sammeln
- • Per Post/E-Mail senden
- • StB muss alles neu eintippen
- • Höhere StB-Kosten!
💡 Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Software er empfiehlt. Fast alle modernen Tools haben DATEV-Export, aber manche StB bevorzugen bestimmte Systeme.
Cloud vs. Desktop: Wo läuft die Software?
☁️ Cloud-Lösung (Empfohlen)
- ✅ Von überall nutzbar
- ✅ Automatische Updates
- ✅ Automatische Backups
- ✅ Zusammenarbeit mit StB einfach
- ✅ Keine Installation nötig
- ❌ Monatliche Kosten
- ❌ Internet erforderlich
→ 95% der Nutzer wählen Cloud!
💻 Desktop-Software
- ✅ Einmaliger Kaufpreis
- ✅ Offline nutzbar
- ✅ Daten lokal gespeichert
- ❌ Nur auf einem PC nutzbar
- ❌ Updates kosten extra
- ❌ Backups selbst erstellen
- ❌ StB-Zusammenarbeit umständlich
→ Nur für spezielle Anforderungen
✅ Empfehlung: Wählen Sie eine Cloud-Lösung! Sie sind flexibler, immer auf dem neuesten Stand und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist deutlich einfacher. Die monatlichen Kosten sind durch die Zeitersparnis schnell ausgeglichen.
Automatisierung & Belegerkennung
Je mehr automatisiert wird, desto mehr Zeit sparen Sie. Achten Sie auf diese Features:
OCR-Belegerkennung
Beleg fotografieren → Software erkennt automatisch Betrag, Datum, Lieferant, USt
Banking-Integration
Kontobewegungen automatisch importieren, Zahlungen automatisch zuordnen
KI-Kontierung
Software lernt aus Ihren Buchungen und schlägt passende Konten vor
Wiederkehrende Rechnungen
Abos, Mieten etc. automatisch erstellen und versenden
🏆 Beste Automatisierung: BuchhaltungsButler (KI-gestützt) & sevDesk (umfangreichste Features)
Benutzerfreundlichkeit & Einarbeitung
Komplexe Software mit vielen Features ist wertlos, wenn Sie sich nicht zurechtfinden. Achten Sie auf:
Einfache Software (für Einsteiger):
- 🏆 Lexware Office: Intuitivste Bedienung
- ✅ Papierkram: Sehr übersichtlich
- ✅ FastBill: Simpel & klar
Einarbeitungszeit: 1-2 Stunden
Komplexe Software (für Profis):
- 💎 sevDesk: Viele Features, etwas Einarbeitung
- ⚠️ DATEV: Sehr komplex, für Laien schwer
Einarbeitungszeit: 1-2 Tage
⚠️ Wichtig: Fast alle Anbieter haben kostenlose Testphasen (7-30 Tage). Nutzen Sie diese! Nur so finden Sie heraus, ob die Software zu Ihnen passt.
Weitere wichtige Kriterien im Überblick:
Mobile App
Unterwegs Belege fotografieren & Ausgaben erfassen. Hat: Lexware Office, sevDesk, N26
Multi-User-Fähigkeit
Mehrere Nutzer gleichzeitig? Wichtig für Teams. Gut: sevDesk, DATEV, Qonto
Rechnungserstellung
Rechnungen schreiben & versenden. Haben fast alle, aber Design & Features variieren
Support & Hilfe
Bei Fragen schnelle Hilfe? Chat, Telefon, Video-Tutorials. Sehr gut: sevDesk, Lexware Office
Schnittstellen & Integrationen
Anbindung an Shopify, Stripe, PayPal etc. Beste API: sevDesk, BuchhaltungsButler
✔️ Checkliste: So wählen Sie richtig aus
- 1. Unternehmensform & Größe bestimmen → Basis-Features oder Profi-Lösung?
- 2. Steuerberater fragen → Welche Software empfiehlt er? DATEV-Export wichtig?
- 3. Cloud bevorzugen → 95% der Nutzer sind zufriedener als mit Desktop-Lösungen
- 4. Testversion nutzen → 7-30 Tage kostenlos testen, bevor Sie sich entscheiden
- 5. Klein starten → Lieber mit günstigem Tarif beginnen, später upgraden
Kosten-Nutzen-Analyse & ROI-Berechnung
Lohnt sich Buchhaltungssoftware? Wann hat sich die Investition amortisiert?
Was kostet Buchhaltungssoftware wirklich?
Die Kosten für Buchhaltungssoftware variieren stark – von 5€ bis 50€ pro Monat. Doch was steckt dahinter? Und wann rechnet sich die Investition?
Preisklassen im Überblick
💰 Budget-Tarif: 5-10€/Monat
60-120€/Jahr
Was ist enthalten?
- ✅ Rechnungserstellung (begrenzt)
- ✅ Basis-Buchführung (EÜR)
- ✅ DATEV-Export
- ❌ Keine Banking-Anbindung
- ❌ Begrenzte Belege/Monat
Beispiel-Anbieter:
- • Papierkram (ab 8€)
- • Lexware Office S (ab 8,90€)
- • FastBill Starter (ab 9,99€)
👥 Für wen geeignet?
Solo-Selbstständige, Freiberufler mit wenigen Transaktionen (<50 Belege/Monat)
💎 Standard-Tarif: 15-25€/Monat
180-300€/Jahr
Was ist enthalten?
- ✅ Unbegrenzte Rechnungen
- ✅ Vollständige Buchführung
- ✅ Banking-Integration (HBCI)
- ✅ OCR-Belegerkennung
- ✅ Mobile App
- ✅ DATEV-Export
Beispiel-Anbieter:
- • Lexware Office M/L (14,90-23,90€)
- • sevDesk (14,90-47,90€)
- • BuchhaltungsButler (19€)
👥 Für wen geeignet?
Wachsende Unternehmen, kleine GmbHs, Einzelunternehmer mit 50-200 Belegen/Monat
🏆 Premium-Tarif: 30-50€/Monat
360-600€/Jahr
Was ist enthalten?
- ✅ Alle Standard-Features
- ✅ Multi-User (mehrere Nutzer)
- ✅ Erweiterte Warenwirtschaft
- ✅ Projektmanagement
- ✅ API-Schnittstellen
- ✅ Priority Support
Beispiel-Anbieter:
- • sevDesk Enterprise (47,90€)
- • DATEV (ab 24,95€)
- • Lexware (ab 39,90€)
👥 Für wen geeignet?
Mittelständische Unternehmen, Teams mit 5+ Mitarbeitern, komplexe Geschäftsprozesse
ROI-Berechnung: Wann rechnet sich die Software?
Die zentrale Frage: Spart die Software mehr Zeit & Geld ein, als sie kostet? Die Antwort ist in den meisten Fällen: Ja, bereits nach 1-2 Monaten!
💰 Beispielrechnung: Einzelunternehmer
❌ OHNE Software (manuell)
Bei 50€ Stundensatz:
500€ Arbeitszeit/Monat
= 6.000€/Jahr
✅ MIT Software (Lexware Office)
Bei 50€ Stundensatz:
130€ Arbeitszeit/Monat
+ 14,90€ Software = 144,90€
= 1.739€/Jahr
💰 ERSPARNIS PRO MONAT:
355€
(7,4 Stunden × 50€ Stundensatz - 14,90€ Software)
ERSPARNIS PRO JAHR:
4.261€
🎉 Return on Investment (ROI):
28.600%
Software kostet 179€/Jahr, spart aber 4.261€/Jahr ein!
Weitere finanzielle Vorteile
Niedrigere Steuerberater-Kosten
Mit sauberer digitaler Buchhaltung & DATEV-Export spart Ihr Steuerberater Zeit. Das senkt dessen Honorar um ca. 50-200€/Monat.
💰 Ersparnis:
600-2.400€/Jahr
Weniger Fehler & Strafen
Automatische USt-VA, GoBD-konforme Archivierung, keine verspäteten Abgaben mehr. Vermeiden Sie Säumniszuschläge & Bußgelder.
💰 Vermiedene Kosten:
200-1.000€/Jahr
Schnellere Zahlungseingänge
Rechnungen mit 1 Klick versenden, automatische Zahlungserinnerungen. Kunden zahlen im Schnitt 7 Tage früher.
💰 Liquiditätsvorteil:
Unbezahlbar!
Bessere Geschäftsentscheidungen
Echtzeit-Dashboard mit allen Kennzahlen: Umsatz, Gewinn, offene Rechnungen. Treffen Sie bessere Entscheidungen mit aktuellen Daten.
💰 Mehrwert:
Nicht quantifizierbar
🎯 Fazit: Lohnt sich Buchhaltungssoftware?
Ja, definitiv! Selbst im günstigsten Szenario (8€/Monat Software, nur 5h Zeitersparnis) sparen Sie bei 50€ Stundensatz:
Berechnung:
- ✅ Zeitersparnis: 5h × 50€ = 250€/Monat
- ❌ Software-Kosten: -8€/Monat
- 🎉 Netto-Ersparnis: 242€/Monat = 2.904€/Jahr
- 💰 ROI: 3.630% (Sie bekommen 36x Ihr Geld zurück!)
→ Die Investition rechnet sich bereits nach dem ersten Monat!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist Buchhaltungssoftware auch für Kleinunternehmer geeignet?
Ja, absolut! Gerade Kleinunternehmer profitieren enorm, da sie oft keine eigene Buchhaltungsabteilung haben. Einstiegslösungen wie Lexware Office oder Papierkram sind speziell für Solo-Selbstständige konzipiert und kosten nur 8-10€/Monat. Die Zeitersparnis rechnet sich bereits im ersten Monat.
Brauche ich trotz Software noch einen Steuerberater?
In den meisten Fällen ja. Buchhaltungssoftware übernimmt die laufende Buchhaltung und bereitet alles für den Steuerberater vor (DATEV-Export). Die eigentliche Steuererklärung, Jahresabschluss und steuerliche Beratung sollte weiterhin ein Steuerberater machen. Aber: Sie sparen Zeit und damit Geld, weil der Steuerberater mit sauberen digitalen Daten arbeiten kann.
Wie sicher sind meine Daten in der Cloud?
Sehr sicher! Alle seriösen Anbieter (Lexware Office, sevDesk, DATEV etc.) hosten ihre Server in Deutschland/EU, sind DSGVO-konform und GoBD-zertifiziert. Die Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Tägliche Backups schützen vor Datenverlust. Cloud-Lösungen sind in der Regel sicherer als lokale Excel-Dateien auf dem eigenen PC, die bei einem Virus oder Festplattendefekt verloren gehen können.
Kann ich von meiner alten Software zu einer neuen wechseln?
Ja, das ist möglich! Die meisten Anbieter bieten Import-Funktionen für CSV-Dateien, Excel oder DATEV-Exporte. Der Wechsel ist in der Regel zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres am einfachsten. Viele Anbieter bieten auch kostenlosen Umzugs-Service an. Tipp: Starten Sie parallel mit der neuen Software am Jahresanfang und lassen Sie die alte Software für Rückfragen noch laufen.
Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware?
Komplett kostenlose Lösungen mit vollem Funktionsumfang gibt es nicht mehr (früher gab es GnuCash oder MonKey Office). Die meisten Anbieter haben aber kostenlose Testphasen (7-30 Tage) oder sehr günstige Einstiegstarife ab 5-8€/Monat. Das ist bereits günstiger als ein einziger Stundenlohn, den Sie durch die Automatisierung sparen. Von kostenlosen Open-Source-Lösungen raten wir ab – sie sind oft nicht GoBD-konform und haben keinen Support.
Was bedeutet GoBD-konform?
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Das sind die gesetzlichen Anforderungen des Finanzamts an digitale Buchhaltung in Deutschland. GoBD-konforme Software garantiert: unveränderbare Archivierung, lückenlose Dokumentation, Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit. Alle von uns empfohlenen Anbieter sind GoBD-zertifiziert.
Jetzt die beste Buchhaltungssoftware finden!
Vergleichen Sie Angebote und starten Sie mit Ihrer digitalen Buchhaltung. Die meisten Anbieter haben kostenlose Testphasen!
Weitere Ratgeber für Geschäftskunden
Optimieren Sie Ihr Business-Banking