Buchhaltungssoftware

Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG genügt eine schlanke EÜR-Lösung. Sie führen keine Umsatzsteuer ab und sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, brauchen also weder Voranmeldung noch XML-Erzeugung.

Entscheidend ist trotzdem, dass das Programm eingehende E-Rechnungen empfangen und archivieren kann. Ein kostenloser Einstiegstarif reicht bei wenigen Belegen oft aus. Zur Abgrenzung der Begriffe hilft der Ratgeber kostenloses Geschäftskonto für Kleinunternehmer.

Ja, einzelne Anbieter führen dauerhaft kostenlose Einstiegstarife. Diese sind meist in der Zahl der Belege, der Kunden oder der Funktionen begrenzt und richten sich an nebenberuflich Selbstständige.

Prüfen Sie vor dem Start drei Punkte: Ist die Zahl der Belege für Ihr Volumen ausreichend? Können Sie Ihre Daten exportieren? Und lässt sich der Tarif später erweitern, ohne dass ein Systemwechsel nötig wird?

Die GoBD beschreiben, wie digitale Buchführung beschaffen sein muss, damit das Finanzamt sie anerkennt. Kern sind vier Anforderungen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Zeitgerechtheit.

Wichtig ist die Unterscheidung: Ein Programm kann GoBD-konformes Arbeiten ermöglichen, konform ist am Ende aber Ihre Buchführung. Dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege bei Ihnen erfasst und archiviert werden.

Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Bei einer einfachen EÜR ohne Besonderheiten kommen viele Selbstständige allein zurecht, insbesondere als Kleinunternehmer.

Sobald Sie bilanzieren, Mitarbeitende beschäftigen, im Ausland Umsätze erzielen oder eine Betriebsprüfung ansteht, ändert sich das Bild. Die Software ersetzt dann nicht die Beratung, sondern senkt deren Kosten, weil die Kanzlei sortierte Daten statt eines Belegstapels bekommt.

Beide erfüllen die europäische Norm für elektronische Rechnungen, unterscheiden sich aber im Aufbau. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Layout, für Menschen kaum lesbar. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten.

Für den Empfänger ist ZUGFeRD angenehmer, weil die Rechnung wie gewohnt aussieht. Achten Sie aber auf das Profil: MINIMUM und BASIC-WL genügen den umsatzsteuerlichen Anforderungen nicht. Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig die XRechnung, ein gutes Programm beherrscht deshalb beide Formate.

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden.

Von der Empfangspflicht sind sie allerdings nicht befreit. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung, müssen Sie diese annehmen und im strukturierten Original aufbewahren. Ein Ausdruck genügt dafür nicht.

Professionelle Rechenzentren bieten in der Regel ein höheres Schutzniveau als ein Bürorechner mit externer Festplatte. Verschlüsselte Übertragung, regelmäßige Sicherungen und getrennte Standorte gehören zum Standard.

Prüfen Sie trotzdem drei Punkte: den Serverstandort, den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach der Datenschutz-Grundverordnung und die Frage, ob Sie Ihre Daten jederzeit vollständig exportieren können.

Ja, bei betrieblicher Nutzung in voller Höhe als Betriebsausgabe. Ein monatliches oder jährliches Abo wird im Jahr der Zahlung abgezogen, eine Verteilung über mehrere Jahre entfällt.

Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, macht zusätzlich die enthaltene Umsatzsteuer geltend. Bei gemischter privater und betrieblicher Nutzung ist nur der betriebliche Anteil abziehbar, was bei Buchhaltungssoftware allerdings selten vorkommt.

Ja, am saubersten zum Jahreswechsel. Dann bleibt das abgeschlossene Wirtschaftsjahr vollständig im alten System, und das neue beginnt ohne Bruch.

Exportieren Sie Buchungen, Belege und Stammdaten unbedingt vor der Kündigung, weil manche Anbieter den Zugang mit Vertragsende sperren. Da Aufbewahrungsfristen von bis zu acht Jahren weiterlaufen, brauchen Sie das Archiv auch nach dem Wechsel.

Rufen Sie dort an, bevor Sie sich entscheiden. Der überwiegende Teil der deutschen Kanzleien arbeitet mit DATEV, Ihre Software sollte also ein passendes Exportformat liefern.

Klären Sie im selben Gespräch, ob mit SKR03 oder SKR04 gearbeitet wird, wer vorkontiert und wer die Umsatzsteuervoranmeldung übermittelt. Diese vier Antworten grenzen die Auswahl meist auf zwei oder drei Programme ein.

Für Cloud-Lösungen stellt sich die Frage nicht: Sie laufen im Browser und damit auf jedem Betriebssystem. Alle in diesem Vergleich genannten Programme sind auf dem Mac nutzbar.

Anders bei klassischer Desktop-Software, die häufig nur für Windows angeboten wird. Wer am Mac arbeitet und keine virtuelle Maschine betreiben möchte, fährt mit einer browserbasierten Lösung deutlich unkomplizierter.